中小企業のパソコン技術サポート

中小企業が、パソコンを使いこなすための問題点や解決策に関する技術情報を発信しています。

業務の効率化は、情報のデータ共有とデータベース化で解決します

中小企業では、データを共有し、データベース化することで、大幅に業務を 効率化 できます。

 

そのための ITツールとして、Evernote や OneDrive をお勧めします。

 

また、Excel ファイルを データベース化することにより、さらに効率よく作業が行えます。外出先からも、データ参照できるようにするためには、Microsoft Azure サービスを活用します。

 

このページでは、中小企業がIT化し業務を効率化するために必要な情報を発信しています。最新情報をご希望の方は、右上プロフィール欄の[+読者になる]を押してください。

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社内の情報を共有化する

社内に発生する多くの情報を共有して、いままで個人で管理していたデータを社内で共有して営業活動に役立てる。そのために、次のような情報を共有する方法についてご提案します。

 

  • 電話の通話内容
  • 名刺
  • 案件情報と商談情報
  • 見積書
  • 提案書
  • 生産計画書
  • 納品・請求書
  • 在庫情報

 

データ共有するために、作業量が増えてはいけません。今までと同様の作業、もしくは、作業が軽減されて、データ共有できる方法をご提案します。

 

NAS を導入する(Windows Server は いらない!)

情報を共有するには、NAS(ネットワークハードディスク)を導入しましょう。

 

it-manual.hatenablog.com

 

お客様との商談には、色々な情報が発生します。その情報をみんなで共有して保存するためには、共有フォルダが必要です。

 

安易にパソコンのフォルダを共有してはいけません、パソコンは、いつか起動しなくなります。そのときに慌てないように、NAS(ネットワークハードディスク)を導入しましょう。

 

Windows Server を利用するには、専門知識が必要です。

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Windows Server を利用するには、専門知識が必要です。管理を外部に委託することも可能ですが、運用管理費が必要になります。

 

また、Windows Server のハードウェアも数年(5~6年)ごとに入れ替える必要があります。このような運用コストは、5~6年間で、数百万円に及びます。

 

ローカルエリアネットワークで活用するパソコン台数が30台以下程度の規模であれば、Windows Server は設置せずに、NAS(ネットワークハードディスク)を利用することでデータ共有を行う事は可能です。 

 

 

商談情報を共有するには、Evernote を活用する

手軽に導入できる情報共有ツールは、Evernoteがお薦めです。

 

お客様から、問い合わせがあったら、とにかく、Evernote にメモりましょう。 

メモをとるルールは、入力しながら修正していけばいいのです。

 

お客様との商談情報をデータベース化する。

前回の担当者がいなくても、誰でも対応可能なようにお客様との商談情報をデータベース化する。

 

そんなこと、作業量が増えて、大変!

 

できるわけがない。なんて、思ってはいませんか?

できることだけ、やればいいんです。

 

顧客情報を共有するには、Salesforce などが有名ですが、Salseforce などを導入するには事前準備が必要です。計画を立てるだけで、挫折してしまいそうです。

 

私がお薦めするのは、Evernote を使って、メモ(ノート)を残すようにすることです。

次回接客した時には、以前のメモ(ノート)を検索して、情報を追記するようにします。

 

これだけで、商談情報が共有でき、さまざまな効果を体験できることと思います。 

 

Evernote 活用術

詳しくは、下記のページを参照してください。

cti.hatenablog.com