中小企業では、データを共有し、データベース化することで、大幅に業務を 効率化 できます。
そのための ITツールとして、Evernote や OneDrive をお勧めします。
また、Excel ファイルを データベース化することにより、さらに効率よく作業が行えます。外出先からも、データ参照できるようにするためには、Microsoft Azure サービスを活用します。
このページでは、中小企業がIT化し業務を効率化するために必要な情報を発信しています。最新情報をご希望の方は、右上プロフィール欄の［+読者になる］を押してください。
社内の情報を共有化する
社内に発生する多くの情報を共有して、いままで個人で管理していたデータを社内で共有して営業活動に役立てる。そのために、次のような情報を共有する方法についてご提案します。
- 電話の通話内容
- 名刺
- 案件情報と商談情報
- 見積書
- 提案書
- 生産計画書
- 納品・請求書
- 在庫情報
データ共有するために、作業量が増えてはいけません。今までと同様の作業、もしくは、作業が軽減されて、データ共有できる方法をご提案します。
商談情報を共有する
手軽に導入できる情報共有ツールは、Evernoteがお薦めです。
お客様から、問い合わせがあったら、とにかく、Evernote にメモを取りましょう。
メモの書式は定型化しません。入力しながらルールを決めていきましょう。
お客様との商談情報をデータベース化する。
前回の担当者がいなくても、誰でも対応可能なようにお客様との商談情報をデータベース化する。
そんなこと、作業量が増えて、大変！
できるわけがない。なんて、思ってはいませんか？
できることだけ、やればいいんです。
顧客情報を共有するには、Salesforce などが有名ですが、Salseforce などを導入するには事前準備が必要です。計画を立てるだけで、挫折してしまいそうです。
私がお薦めするのは、Evernote を使って、メモ（ノート）を残すようにすることです。
次回接客した時には、以前のメモ（ノート）を検索して、情報を追記するようにします。
これだけで、商談情報が共有でき、さまざまな効果を体験できることと思います。
Evernote 活用術
詳しくは、下記のページを参照してください。
NAS を導入する（Windows Server は 使わない！）
情報を共有するには、NAS（ネットワークハードディスク）を導入しましょう。
お客様との商談には、色々な情報が発生します。その情報をみんなで共有して保存するためには、共有フォルダが必要です。
安易にパソコンのフォルダを共有してはいけません、パソコンは、いつか起動しなくなります。そのときに慌てないように、NAS（ネットワークハードディスク）を導入しましょう。
Windows Server を利用するには、専門知識が必要です。
Windows Server を利用するには、専門知識が必要です。管理を外部に委託することも可能ですが、運用管理費が必要になります。
また、Windows Server のハードウェアも数年（5～6年）ごとに入れ替える必要があります。このような運用コストは、5～6年間で、数百万円に及びます。
ローカルエリアネットワークで活用するパソコン台数が30台以下程度の規模であれば、Windows Server は設置せずに、NAS（ネットワークハードディスク）を利用することでデータ共有を行う事は可能です。
